Meehelpen in de cockpit: het presidium
Side-kick voor het presidium
De voorbereiding van commissie-, sessie- en raadsvergaderingen
vindt voor een belangrijk deel plaats binnen het presidium c.q. de
agendacommissie. Aandachtspunten zijn dan onder meer:
- Welke eisen stellen we aan de voorbereiding van een agendapunt
- onder meer de schriftelijke voorbereiding?
- Wat is het precieze doel van behandeling van een
onderwerp?
- Welke vergadervorm past bij dit onderwerp in deze fase van het
proces?
- Waar moeten de voorzitters op letten om het vergaderdoel te
halen?
- Wat is de tijdindeling van de vergadering en wat is er voor
nodig om deze ook te halen?
- Wat is er voor nodig om burgers te betrekken bij de
vergadering?
- Wat ging de vorige vergaderronde goed, wat kan beter en welke
consequenties trekken we hieruit?
- Een raad die nadrukkelijk de regie wil nemen op zijn eigen
werkproces kan erbij gebaat zijn om het presidium gedurende een
bepaalde tijd te laten ondersteunen door een onafhankelijke externe
deskundige. In de reguliere vergaderingen van de agendacommissie of
het presidium fungeert deze begeleider als 'side-kick'. Hij
ondersteunt op de daartoe geëigende momenten en vraagt om een
'time-out' op de momenten dat hij oordeelt dat u een barrière of
een kans over het hoofd ziet.
- Hierdoor leert en reflecteert u al werkende en maakt u 'werk
met werk'. Op die manier krijgen de reguliere
presidiumvergaderingen een tijd lang ook een evaluatief en
instructief element.